21/08/2024 105 lượt xem
Phóng to/ thu nhỏ chữ:

Thu Nhỏ Tài Liệu Khi Photo: Các Bước Đơn Giản

Thu Nhỏ Tài Liệu Khi Photo: Các Bước Đơn Giản

Khi bạn cần sao chép tài liệu nhưng muốn giảm kích thước của chúng, việc photo tài liệu với kích thước nhỏ hơn có thể là một giải pháp hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thực hiện điều này một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Tại Sao Cần Photo Tài Liệu Thu Nhỏ?

Việc photo tài liệu với kích thước thu nhỏ có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Dưới đây là một số lý do phổ biến mà người ta thường chọn cách làm này:

1. Tiện Lợi Khi Mang Theo

Nhiều người cần thu nhỏ tài liệu hoặc bản vẽ để dễ dàng mang theo bên mình. Việc có những bản sao nhỏ gọn giúp bạn thuận tiện hơn trong việc di chuyển, đặc biệt là khi phải mang tài liệu đi nhiều nơi trong công việc hoặc học tập.

2. Giảm Bớt Trọng Lượng và Kích Thước

Đối với các tài liệu, cuốn sách hoặc bản vẽ dày, việc thu nhỏ giúp giảm bớt trọng lượng và kích thước. Điều này không chỉ giúp giảm khối lượng giấy mà còn làm cho việc lưu trữ và bảo quản tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Tài liệu thu nhỏ cũng tiện lợi hơn khi cần mang theo trên xe hoặc các phương tiện truyền thông đại chúng.

3. Tiết Kiệm Chi Phí

Việc photo tài liệu theo kích thước gốc hoặc phóng to có thể tốn kém. Bằng cách thu nhỏ tài liệu, bạn có thể tiết kiệm chi phí photocopy và giảm lượng giấy sử dụng. Đây là một lựa chọn kinh tế cho những ai cần sao chép số lượng lớn tài liệu.

4. Tiện Ích Đối Với Học Sinh và Sinh Viên

Trong các mùa thi, học sinh và sinh viên thường chọn cách photo tài liệu với kích thước nhỏ để dễ dàng mang theo và sử dụng như “phao thi”. Các tài liệu nhỏ gọn có thể giúp các bạn học sinh, sinh viên dễ dàng hơn trong việc ôn tập và thi cử.

5. Dễ Dàng Tìm Kiếm và Xem Lại

Khi tài liệu được thu nhỏ, chúng thường chiếm ít không gian hơn và dễ dàng lưu trữ hơn trong các ngăn kéo, tủ hồ sơ hoặc album tài liệu. Điều này giúp việc tìm kiếm và xem lại các tài liệu trở nên thuận tiện hơn.

Cách Photo Tài Liệu Thu Nhỏ Nhanh Chóng Bằng Máy Photocopy

Việc photo tài liệu với kích thước thu nhỏ có thể thực hiện dễ dàng nhờ các chức năng cơ bản trên máy photocopy. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn thực hiện việc này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Bước 1: Đặt Tài Liệu Vào Máy Photocopy

  1. Đặt Tài Liệu: Đầu tiên, hãy đặt tài liệu cần photo vào khay rút giấy hoặc lên mặt kính của máy photocopy. Đảm bảo tài liệu được đặt ngay ngắn và chính xác để tránh lỗi trong quá trình photocopy.
  2. Nhấn Nút Copy: Trên bảng điều khiển của máy photocopy, ấn nút “Copy” hoặc “Start” để bắt đầu quá trình cài đặt.

Bước 2: Chọn Các Lệnh Thiết Lập

  1. Mở Menu Thiết Lập: Sau khi ấn nút “Copy”, màn hình giao diện của máy photocopy sẽ hiển thị nhiều tùy chọn thiết lập. Tùy theo loại máy photocopy bạn đang sử dụng, các lệnh có thể có các tên và ý nghĩa khác nhau. Ví dụ, trên máy photocopy Ricoh, các lệnh có thể bao gồm:
    • Full Color: Phím chức năng cho phép photocopy tài liệu màu.
    • Auto Colour Select: Chế độ tự động chọn màu in (màu hoặc trắng đen).
    • Black & White: Chế độ photocopy đen trắng, tất cả tài liệu sẽ được in màu trắng đen.

Bước 3: Chọn Khay Giấy Phù Hợp

  1. Chọn Khay Giấy: Nếu máy photocopy của bạn có nhiều khay giấy, bạn cần chọn khay giấy phù hợp. Trên máy Ricoh, có các tùy chọn như Khay 1 A4, Khay 2 A3, hoặc Auto Paper Select. Nếu bạn muốn photo tài liệu thu nhỏ trên cả hai mặt giấy, chọn Auto Paper Select.

Bước 4: Chọn Tính Năng Phóng To hoặc Thu Nhỏ

  1. Chọn Tính Năng: Tìm và chọn tính năng phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu trên bảng điều khiển. Tính năng này có thể được đặt dưới các tên khác nhau như Zoom, Reduce/Enlarge, hoặc Resize tùy thuộc vào loại máy.

Bước 5: Thiết Lập Kích Thước Photo

  1. Chỉnh Kích Thước: Sử dụng nút Reduce/Enlarge trên bảng điều khiển để thiết lập tỷ lệ thu nhỏ. Bạn có thể điều chỉnh mức độ theo phần trăm (ví dụ: 50% để giảm kích thước xuống một nửa so với bản gốc).
  2. Bắt Đầu Photo: Sau khi đã thiết lập tỷ lệ thu nhỏ mong muốn, bấm nút Start hoặc Copy để bắt đầu quá trình photocopy.

Lưu Ý Quan Trọng

  • Kiểm Tra Kích Thước: Trước khi thực hiện, đảm bảo rằng kích thước thu nhỏ được thiết lập chính xác để tài liệu không bị cắt hoặc mất thông tin quan trọng.
  • Chất Lượng In: Nếu tài liệu của bạn chứa văn bản nhỏ hoặc chi tiết, hãy kiểm tra chất lượng bản sao để đảm bảo rằng nó vẫn rõ ràng và dễ đọc.

Các lệnh chức năng hỗ trợ phóng to, thu nhỏ tài liệu trên máy photocopy

Trong giao diện màn hình chính của máy photocopy sẽ có rất nhiều sự lựa chọn tính năng như Auto Paper Select, Auto Colour Select, Black & White,….Ý nghĩa của các tính năng đó như sau :

  • Auto Paper Select: Máy sẽ tự động nhận khổ giấy sao cho phù hợp nhất.
  • Auto Colour Select: Chế độ tự động thực hiện photo trắng đen hay in màu theo màu sắc của bản gốc
  • Black & White: Photo trắng đen
  • Full Colour: Photocopy màu

Tuy nhiên chức năng của những nút lệnh này chủ yếu chỉ để hỗ trợ bạn chọn bản photocopy sao cho phù hợp, còn nút lệnh để phóng to hay thu nhỏ bản in sẽ nằm dưới lệnh Auto Paper Select:

  • Full Size: Giữ nguyên kích thước bản photo giống với tài liệu gốc, không phóng to hay thu nhỏ.
  • Auto Reduce/Enlarge: Tự động tiến hành lệnh thu nhỏ tài liệu theo khổ giấy đã chọn. Ví dụ như bản gốc là A4 nhưng bạn chọn cỡ giấy để photo là A5 thì máy sẽ tự động thu nhỏ nội dung của tài liệu từ khổ A4 thành khổ A5.
  • Nút lệnh A3->A4/A4->A5: Sử dụng nút lệnh này để thu nhỏ bản in cần photocopy, khi bản gốc có cỡ giấy là A3 máy sẽ thực hiện thu nhỏ bản photo xuống thành A4.
  • Nút 25%, 50%, 200%, 400%: Đây là nút lệnh có thể thực hiện tùy chỉnh % để phóng to hoặc thu nhỏ bản sao so với bản gốc. Bạn được phép tùy chỉnh theo nhu cầu của mình miễn sao trong khoảng phóng to, thu nhỏ cho phép

Cách photo tài liệu thu nhỏ bằng máy tính đơn giản

Cách photo tài liệu thu nhỏ vô cùng đơn giản chỉ với sự trợ giúp từ máy tính. Đây là phương pháp cũng được khá nhiều người thực hiện. Trong trường hợp này sẽ được áp dụng đối với các tài liệu mà bạn đang cần được photo để lưu trữ trên máy tính. Điều kiện là bạn cần kết nối máy photocopy và tiến hành cài đặt driver đúng theo dòng máy. Cách này sẽ được thực hiện theo các bước như sau :

  • Bước 1: Hãy bật tính năng Duplex và sau đó tiếp tục chọn mục “Start” trong máy tính. Kế đến, bạn có thể chọn thư mục “Devices and printers”.
  • Bước 2: Chọn mục “Printer properties” để thực hiện kết nối máy tính với máy photo nhằm tiến hành việc photo thu nhỏ tài liệu.
  • Bước 3: Sau khi đã kết nối thành công với máy photocopy, bạn click chọn “Preferences” trên giao diện của máy tính.
  • Bước 4: Tiến hành chọn file cần thực hiện thu nhỏ.

Sau đó, bạn vào máy tính mở ứng dụng word hoặc excel…nơi đang lưu trữ tài liệu mà bạn cần photo. Tiếp đến click chọn lệnh in và thực hiện một số điều chỉnh cần thiết để thu nhỏ tài liệu như mong muốn. Cuối cùng, tiến hành in và thu nhỏ tài liệu như thông thường.

Hy vọng rằng với những thông tin chia sẻ khá hữu ích trong bài viết đã giúp bạn biết cách photo tài liệu thu nhỏ nhanh chóng, đơn giản và giúp công việc thuận lợi hơn. Chúc các bạn thực hiện thành công!

Tác giả: admin